栄養ケア計画の同意について

特養で働いています。栄養ケアマネジメントの計画書の同意はみなさんはどのようにしてもらっていますか？

家族が面会に来る利用者ばかりでない場合は電話で説明して代筆という形でもいいのでしょうか？

監査の時にそれでも大丈夫でしょうか？

詳しい方、回答お願いいたします。