給食室への指示について

保育園に勤めています。
アレルギー食や離乳食は主に私が担当していますが、厨房業務全般は業者に委託しています。

私が出勤する頃には給食がほとんど出来上がっている状態なので、個別対応で取り置きして欲しい食材などはすべてノートに毎日記載しています。
また、アレルギー食や配慮が必要な離乳食の子どもについても毎日献立を記載しています。
（他の子どもと同じ場合は書いていません）


これがかなり大変です・・
最初は手書きだったのですが、個別対応の人数も多く、毎日だと何時間もかかってしまうので、献立表をノートに貼り、献立名を書く作業をなくして少し楽になりました。


調理員や委託側の栄養士は、ある程度だれがこの程度食べられるなど分かっていますが、ノートの記載が抜けていると「指示がなかった」ということでそれ以上のことはしません。
これは連携不足なのかなと反省しています＞＜。


委託が入っている園の皆さまは、どのような指示方法をとっていますか？


指示ノートの作成がかなり頭を使います。
以前は２，３日分をまとめて書いていたのですが、忙しくて精神的にとても追われるようになったため、月末にまとめて一か月分やるようにしていました。
途中で変更があった時はノートを見返し、随時訂正するようにしています。


引き継いだまま作成していたのですが、他の園でも指示書のようなものを作成しているのか疑問に思いました。また、もっと効率の良い方法があれば教えていただきたいなと思いました。
よろしくお願いします。