給食会社見直しと委託費

来年度の4月に向けて委託会社の見直しが行われます。
12月のプレゼン、入札に向けて仕様書を作り直しました。

今回の見直しで新たに仕様書に加える主な内容
・ソフト食の導入
・デイでバイキング、オープンキッチンを行う(材料費超過分は別途支払い)
・栄養補助食品の提供

今回、管理費と食材費の見直しもあり両方の入札も行います。

食材料費は、今までは朝200円昼夜300円おやつ50円で1日850円でした。管理費は130万くらいでした。

今回の見直しで1日850円を750円を上限に、管理費は130万から170万?くらいを上限に入札するそうです。
理由は、食材料費が標準と比べると高いからだそうです。その分管理費は安かったので値上げするそうです。
1年のトータルで食材料費と管理費を足すと今までより７万程度安くなる金額を上限にしています。基本的に委託費は上げない方針です。
今まで、忘年会や敬老会など、大きなイベントの時には厨房業務が間に合わず、手伝うこともあったのですが、ソフト食やバイキングを行う上で今までの人員で円滑に業務ができるのか心配です。

施設の方針に疑問を感じるのですが一般的にどうなんでしょうか。

ソフト食を作るには人手やお金がかかるし、イベントにも人手がかかるのに委託費は変わりません。上司にも話しましたが委託費は上げない方針で、より良い業務を行うために選定をすると言われました。

うちの施設は、毎食時のお茶やセンナ茶、厨房やフロアで使用するトロミ剤、水分補給のジュース、月2回のお抹茶のまんじゅうも委託会社の管理費に含まれます。これは変わっているのでしょうか?

何社かの給食会社にも仕様書の説明をしましたが、管理費にお茶やジュース等が含まれていることを質問してくるところが多かったです。
また、今まで１０年くらい同じ業者(定期的に入札はしてたそうです)でしたが、今回は本当にどこになるか分かりません。
もし業者が変わった場合、うまく回るのか心配です。

施設の方針に疑問を感じます。
委託の見直しをする際、業務は増えても同じ委託費というのは普通なんでしょうか。
見直しを経験された方がいましたら教えていただきたいです。