残食量の調査について

特養勤務です
当施設では、厨房の方で残食を主食・副食に分けて計量し、それを日ごとに表になったものを月末にもらって

私の方で主食＋副食／その日の利用者人数　を手計算で出して（朝・昼・夕ごとに）
給食日誌に手書きで記入している方法をとっているのですが


これが結構手間になっているので、方式を変えたいと思っています
同法人内の施設では、「多・中・少」の項目を作り、厨房職員の方で記入・・・という感じでした

こんな簡略化した感じでも大丈夫なものでしょうか？



また、給食日誌にその日の調理員出勤者の名前を書く欄があるのですが
はっきり名前までわからないといけないものでしょうか？
現在、早番・中番・遅番の欄があって、そこに出勤者の名前を書くようになっています
皆様のところではどのような書式になっていますか？


何かと手書きのものが多くて時間がとられるので、なんとか簡略化していきたいと思っています
監査でどの程度見られるものかわからなくて･･･


すみませんが、アドバイスお願いいたします_(._.)_