職員食の食数管理

当院では患者の食事と一緒に職員食を作って提供しています。
患者の食事は昼：100食に対し職員食は120食です。
その食数管理に困っています。
120人の職員の食数変更が非常に頻繁で、管理に時間がかかって栄養管理に支障をきたしてきます。
変更は主に電話連絡になります。
電話連絡後、栄養科事務室の食数表と食堂に置いてあるチェック表の両方を変更していますが、栄養科事務室は１階で食堂は5階、エレベーターは職員使用不可なので時間がかかります。
食数変更は1日10件ほどあり、変更箇所は平均20箇所あります。

職員食の変更が著しい場合、どのように管理を行ったらいいか、案があればご教授いただけると助かります。

多くのご指導、お待ちしております。