勤務時間について

　高齢者住宅の委託の栄養士として働いているのですが、３６５日食事を提供するので、勤務時間や休みはシフト制になっています。仕事内容は盛り付け、仕込み、発注、小口管理等いろいろあるのですが、早番で入るとき5時半からなので、一応の就業時間は3時になっています。でも現場のことが終わってから出ないと事務処理ができないので、毎日6時にはなってしまいます。今年の4月に入ったばかりで、わからないことがまだまだあり、慣れていないから遅くなってしまうのでしょうか。上手な時間の使い方やどのようにある程度パートさんなどにやってもらうことをふりわけているのか、みなさんの仕事の仕方を教えていただきたいです。