行事の流れがうまくいかない理由について

行事の流れがうまくいかないことについて、
現場職員から相談を受けました。

各フロアで差があるのは確かで、私も感じてました。
常に段取りが悪いのは同じフロアで、
ちなみに相談をしてきた職員のいるフロアになります。

同じことをやってるのに、なぜかいつもダメです。

職員のレベルはほぼ同じです。
流れは行事の係が作り、全職員に回覧はしています。
しかし、当日に行事があることを知ったリーダーもいました…

ご意見お願いします。