食事指示箋の発行について

お仕事お疲れ様です。

特養に勤めているのですが、先日保健所より「食事指示箋(食事伝票)を作ってください」と言われました。

医師のいない施設ですので、食事の変更は介護士が看護師に相談し、その結果をメモや口頭で栄養士に伝えるという形が何年もとられていたようです。

今回食事指示箋を作るにあたり、どのような流れで私のところまで来るようにしたらよいのか、ご相談したく思い書き込みさせていただきました。

ひとまず、様式として「主食の種類・副食の形態」その変更についての理由(溜め込みが多くむせが・・・など)エネルギー指示は今のところありませんので設けていません。
その欄を設けると医師の指示が必要になるかと思いましたので・・・。

おそらく、月に1度開かれるユニットの会議にて食事内容を変更したいがピックアップされその会議で検討され、看護師へ相談、許可が出ると栄養士に報告。の流れかと思われます。

ただ単にこの流れに指示箋を記入してもらうようにするだけでいいのか。
やはり、栄養士として入居者の状態を一度確認してから変更したいと思う気持ちもあるのですが、看護師が許可を出せばおそらく通るようになると思うので、その時間がロスタイムになってしまうのかなとも思うのです。

皆さんは入居者(患者)さんの食事指示箋がでたときはどのような流れで変更していますか？

過去の相談も検索してみたのですが、私の知りたいものとは少し内容が違っていたので改めて質問させていただきました。
お時間のあるときにでも、ご回答いただけると幸いです。

お目汚し失礼いたしました。