栄養マネジメント加算の開始前について

福祉施設にて管理栄養士として勤めています。11月よりマネジメント加算をとる予定です。自分なりに勉強し、マネジメントの流れもわかり、書類の様式も作成しました。あと会議の調整もしました。
ただ、いろいろ調べましたが、どこを探しても情報がないので教えてください。
マネジメント加算を始めるにあたり、まず県の様式に添って県に申請をかけますよね？次に家族様に施設より案内文を作成しますよね？ご自分で作成しましたか？またその案内文を家族様に送るのは一ヶ月前でいいのでしょうか？
あと、その際に利用者様に全員に計画書をつくり送るのですか？ それとも加算を開始する月のケア会議の利用者様(6～8名)だけに作成して送りますか？
そこだけが理解できず、、。質問だらけで申し訳ありませんが、無知な私に教えてください。お願いします。