職員食の管理方法

いつもいろいろと参考にさせていただいております。

今月より新設の整形外科クリニック併設の老健の管理栄養士として勤務しております。

厨房業務は委託しており、施設栄養士は栄養ケア、入所者などの開始時の食事せん発行、職員食の管理、厨房と各部署の調整等をしております。

現在、職員食の注文方法、食費集計等の職員食管理方法の効率化ができないかと考えております。
現在の方法として

1.勤務表の発表に合わせて食事注文表を各部署に配布し、期限まに希望の日に〇をつける（夜勤の日との夕食、朝食も受付ますが、これは病院法人側の負担になります）
　勤務表の締めと給食の委託から出される月間献立表にずれがあるので、月2回に分けて希望をとります。

2.表をコピーし、委託側にもお渡しし、そこから職員食の予定数を数え、発注していただく

3.基本的に勤務都合や当日の急な欠勤のみ追加注文、中止ができるルールにし、給食の提供をしていく（変更等がある場合は届を提出していただく）

4.給与の締め日（これも勤務表の締めと違う日になっています）以降に提供した回数を個人ごとに集計し、その数を一覧しに経理に渡す

このような方法をとっています。
しかし、毎日50名以上の職員食を提供しているので、提出された用紙を集計し、確認する作業に膨大な時間がかかっています。

さらに毎日喫食する職員の食札を集計用紙を見ながら探し出しています。（その食札で誰が注文したかわかるようにしています）

この方法はかなりの手間であると思われます。
この方法はいっしょに働いている委託給食会社で老健の勤務経験がある管理栄養士が考えた方法です。
私は管理栄養士としては初めての就職先であるため、ほかの施設などはどのように行っているかわかりません

みなさんはどのように職員食を管理されていますか？