学校給食の料理配分表について

はじめまして！4月から私立の学校栄養士として勤務しています。私の前にいた栄養士さんが突然辞めてしまいデータも全て持っていってしまったため、引き継ぎもデータも何もない状態で調理員さんからの話しを聞いてスタートしています。
栄養計算ソフトもなく、野菜などの発注も栄養計算された量ではなく、今まで発注していた量を注文しています。
学校でソフトを買ってくれる事になり、少しずつ献立などを打ち込みしていますが、日々の業務が忙しくなかなか進みません。
そこで質問なのですが、調理員さんが調理した和え物などを食缶に分ける際、前の栄養士さんは適当に配分していたようで、新人の調理員さんが分かりにくいので配分表のような物を作って欲しいと言われました。
食材の量が一定ではないので配分表の作り方、計算の仕方が分かりません。
みなさん、どのように配分していますか？
配分表の作り方や、どのようにしたら分かりやすいかなど教えていただけると助かります。
よろしくお願いいたします。