食札の管理について

お疲れ様です。
特養で施設管理栄養士をやっています。
今回、施設が増床するにあったって食札の管理方法を変更しようと思い、管理方法について質問させていただきます。

食札の管理はどのようにやっていますか？
特養なのであまり変動はないのですが、たまに外出などで提供数が変更することがあると思います。
また、私の施設はショートステイも行っているため変動は多めです。

私の施設は表があり、それに毎日施設側が誰がお昼から外出して抜け　→オヤツまでに帰宅するため、入れるみたいな作業をしており、委託会社がその表を見て食札の枚数確認をしている状況です。
増床するとユニット数が多くなり、現在のやり方だと限界があります。

介護施設は初めての為、食札管理などの知識がほぼありません・・
なにかアドバイスいただければと思います。
よろしくお願いします。