発注について

特養での発注について。
今まで発注はしたことがなく、教えてもらうのも口頭のみでした。
雑品や食材、調味料の発注ミスぬけが続いており、毎日スーパーに買いに行っているような状態です。
雑品に関しては周期を把握するなどが大切だとは思いますが在庫を確認することも時間がかかってしまいます。
発注ミスをなくす工夫や取り入れた方法などあれば教えてください。
また、肉禁や魚禁止の方への食事が卵や豆腐、エビなど単調になってしまいます。禁止の方の食事への食材の工夫など何かされていることはありますか？在庫として置いておくと便利な食材などもあれば教えてください。