見積の依頼

すごく今更なんですが、皆さんはどうやっているかお聞きしたくて質問しました。

厨房の機器類が故障すると、相見積で依頼しますよね。
大体２～３社から見積を取ると思うのですが、どのような流れで行っていますか？

ちなみに、今回当施設の食器消毒保管庫が故障したので現在見積を依頼中なのですが、
これまでの流れ↓

故障や異常があるとまず連絡する業者（有限会社）に連絡して見てもらい、新品を購入する場合の見積を依頼
↓
会社の規定で2社以上の見積が必要となる金額だったので、もう１社に見積を依頼（厨房機器大手メーカーで、法人内の施設ではかなりお世話になっているところ）
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私の本命の有限会社に決めたいところだが、ここでもう１社が頑張ってきたらどうしようか･･･？

はっきりと見積の依頼、流れ、断り方等教わったわけではないのでやり方がいまいちわからないでいます。見積を依頼したからには相手方には失礼のないようにしたいのですが、ガチンコ勝負なので忖度もしたくない。

断るにも断り方、対応の仕方、なにかアドバイスあったら教えていただきたいです。