職員給食の管理について

いつも拝見させて頂いています。
特養で働いている管理栄養士です。

職員の中で毎食昼食を注文されている方が何名かいるのですが、お休みされた際の対応を教えていただきたいです。
私の職場では、急遽有給を使ってお休みする方がいらっしゃり、その方の食事がキャンセルできずに出てしまっていたことが何回かあります。体調不良などの理由で止めて欲しい旨の連絡があれば、食事を止めることができるのですが、私自身も全員のシフトを把握してないので、急に有給でお休みされる際に連絡がないと食事が出てしまうことがあります。
皆さんのところでは職員の給食などはどういった管理をされていますか？栄養士側で出勤の有無を確認するべきなのでしょうか。
「昨日○○さんお休みなの知らずに給食が出てしまいました」と話すと苦い顔をされる事が多いので、皆さんのところではどういった対応をされているか教えていただきたいです。