子供の食事提供について

私が勤めている病院では、病院が運営をしている子供の施設があります。大体10人ほど幼児から中学生までを対象に、食事の提供をしています。
昼食のみを出していますが、朝10時までに電話で今日いる子供の名前と人数の確定数を伝えていただき、出来上がっている料理を食缶に詰めて時間になったら取りに来てもらうという流れです。

施設が病院から離れているため、ミスがあった時にすぐに交換ができません。また、当日にならないと利用するメンバーも把握ができないそうで、
電話での口頭でのやり方だと絶対アレルギーがある子への提供ミスに繋がると思い、今のやり方を変えたいのです。

他の施設ではどのような流れで食事提供を行なっているのか教えていただきたいです。