お試し食について

委託仕様書の見直しをしており、食形態検討に使用する「お試し食」の経費、内容について質問です。
所属する回リハ病院、障害者支援施設にてSTより依頼（医師承認あり）に基づき、検討したい主食100g程度やおかず5口分程（お試し食と呼ぶ）準備しています。
現在仕様書にお試し食についての記載はなく委託さんのサービスとして運用しています。
経理担当が「サービス程怖いものはない」と明確化したいと動いておりますが、もし施設側が負担するとなれば、費用の設定や毎月の実施回数カウントなどシステムを構築しなければならなく業務の煩雑が予想されるのではと考えています。
みなさんのご施設ではどのような内容、費用、システムで行っているのか教えていただきたいです。