食数管理について

特養に勤めはじめて1ヵ月ほどの新米管理栄養士です。
食数管理に苦戦しています。

特養とショートステイの利用者の食数を特別食、常食、その中の刻み、ペーストなどの形態ごとに分類し、毎食ごとの食数をエクセルに入力して食数表を作っています。
委託側が出してくれる食数表と私が作成した食数表を１ヶ月ごとに照らし合わせて、確認しています。

しかし、食事止めが出ていたり、食事はきちんと提供されていても、どちらかの入力ミスなどで、食数がなかなか合わず、確認にかなりの時間を要してしまいます。

常食、特別食の食数管理は必要ですが、食事形態ごとの食数表は必要ですか？
よくわかっていないので、どうやったらスムースにいくかアドバイスをもらえると嬉しいです。