アレルギー制限依頼書の作成、みなさんどうしていますか？

こんばんは。私は静岡県の保育園で管理栄養士として働いています。
今年度より正規職員が私だけになってしまい、責任者に繰り上がりました。今年の3月下旬から新年度に向けての準備などで、忙しいながらも充実した日々を過ごしております。

私の働く静岡県では、平成25年度4月から「食物アレルギー・アナフィラキシーショックに関する生活管理指導表」というアレルギー除去・制限を依頼する用紙が県で統一されたことになったようです。

私がこの情報を知ったのが今週で（この件に関するメールは3月末に園にきていたようですが、事務員さんが見落としていました）、その書類には「平成25年度4月より運用」と記載されていました。

新年度がスタートして、当園で以前から使用していた依頼書に医師の証明をもらって、すでに提出してくださったご家庭もあり、新しい様式の運用をいつからにすればよいのか困っています。

運用開始の日が決まった場合、その日以前に提出してくださっているご家庭には書き直してもらい再度提出していただくべきでしょうか？
診断書扱いになるので、お金も重複してしまうことになると思います・・・。

長文に目を通してくださりありがとうございました。
静岡県の方はもちろん、他県の栄養士さんたちは食物アレルギーに関する書類をどうされていますか？教えてください！