連絡がうまく伝わらないことについて

職場内での連絡事項がまわってこないことについての愚痴です。
前からあることなのですが…
利用者の外出や入退院のこと、職員食の追加やキャンセルの情報が栄養課にうまく伝わらないことがなくならず、悩んでいます。

職員食は基本的に出勤したら食べるルールになっており、勤務変更
したら変更届けを書いてもらっています。
しかし、変更届が私のところに遅れてまわってくることが多々あ
ります。

総務がサインしたら私のところに来るのですが、総務の方がためて
しまうことがあり..もうすでに終わったものがあったりも...
だから、報告書が出ているのに、そのまま食事が出てるなんてこと
珍しくありません。

正直、総務ではなく私のほうで職員食の管理はしたほうがいいかもと
感じてはいます。一度その話はしたのですが...なぜか総務でやって
います。

業務内容が増えるので、やってもらったほうが楽かなとは感じるけれど連絡遅れはなくならないので、困っています。

ご意見お願いします。