職員食の希望のまとめについて困っています

当施設で(３００床の病院です)職員食が今までレストラン提供だったのですが、レストランを閉鎖することになり、職員食を患者様と同じもので提供することになりました。


管理は栄養科です。

各部署に、希望者を取りまとめたところ、
勤務表が翌月のが前日の数日前ほどに出るので
(１１月のは１０月２８日とか)それから希望とって、と言われました。
言っていることはわかりますが、こちらも発注の関係上、委託栄養士に確認したところ、１０日前には知りたいとのこと。
栄養科でも数だししたり、各部署に回収したりと
日にちの余裕がほしいところです。

職員食を提供されている施設では
どのように希望者のとりまとめをしていますか？

なお、昼食のみ提供で１００食弱提供予定です。

参考意見いただけましたら幸いです。よろしくお願いいたします。