納入業者を変えたいときは、どうしていますか？

保育園に勤務する管理栄養士です。

納入業者さんへの対応について悩んでいます。

現在野菜を納品してくれている業者さんですが、納品される野菜の品質が、かなり悪いのです。
腐っていることもしょちゅうです。ちなみに、現在は小売はしていないそうですが、元々は八百屋さんです。

私が入社した当初は、その業者さんが食品全般を納品していたのですが、賞味期限切れの品物を持ってきたことがあり、恐ろしくなって、野菜以外は、別の業者さんに変えました。

私としては、野菜も他の業者さんにその時に変えたかったのですが、保育園の身内の知り合いだとかで、保育園自体が業者変更に積極的ではなかったので、とりあえず野菜だけは・・ということで、残しました。
・・・が、野菜の品質が最悪で・・。

腐った品物を納品してくる業者さんと呑気に取引している自分がおかしく思えて仕方がないのですが、保育園側に事情を説明しても、私の思いとは温度差があり、理解されないのです。


皆さんの職場では、業者さんを変更するときは、どんなことが理由なのでしょうか？


また、変更の際には、どのようにして業者さんに知らせていますか？
相手の落ち度による変更であっても、いきなり注文を入れなくなるのは失礼にあたるのでしょうか？

ご回答よろしくお願いします。

追伸

すみません。
わかりにくかったでようです。

変更とは、業者さんを変えることです。

その業者さんと取引をやめる場合に、「もう取引を停止します。」とお知らせはするべきですか？
いきなり来月の注文書を出さないのは失礼にあたりますか？