特養 おやつの提供について

私は地域密着型の特養で栄養士として働いています。

うちの施設では、行事計画はユニットごとで毎月担当者が作っています。
今回、施設長の方から『お誕生日会での提供予定のおやつは試食したことはありますか？準備等留意点を願います。』と聞かれ、解答が見つかっていない状況です。

同じような施設の方で、ユニットで簡易的な手作りおやつ（ホットケーキなど）、その際、栄養士が気を付けなければならない事（その場に立ち会う、検収、保存食）などわっかている方いらしゃいますでしょうか？

自分なりにしらべているんですが、自分が求めている答えを探す事が出来ていません。施設が開設して2年目で、少しずつ何をしたらいいかわかってきました。今まで、なんとなくやってきたことをマニュアルにして作成したいので、力を貸してください、よろしくお願いします。