保護者向けの文章の書き方

たびたび質問させてもらっています。
今回は「保護者や外部の人間へ向けた文章の書き方」についてです。

0歳児クラスで、新たに離乳食を給食でも提供することになったお子様へ食事調査を行うことになりました。
いままで食事調査を行う際には保育士の先生が口頭で説明してくれていたので、私は食事調査票を作るだけだったのですが、今回 園長から「一言お知らせみたいな文章を作れ」との指示があり、不慣れながらも作成しました。
結果、「あなたの文章は上から目線で不快」だと…。
実は、他の保育士さんや事務員さんに先に読んでもらい、変なところがあれば教えてほしいと頼んでおりまして、その際には特に意見は言われなかったのです。自分では伝えたいことをわかりやすく伝えるための文章を書いたつもりでいて、上から目線で書いたつもりは全くなかったのですが、そんな印象を与えてしまったのであればそれは私の落ち度だと思うので勉強したいのです。

みなさんは保護者やご家族向けなどの文章を書く際に気を付けていることはありますか？
また、参考書籍など教えていただければ非常に助かります…。


参考程度に、私の書いたお知らせ文も載せます。（多少フェイクあります）
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保護者の方へ
　　　　　　　　　　　　　　　●●園
　食事調査についてのお知らせ

来月から離乳食を給食で提供するにあたり、アレルギーが保育園で発症する事を防ぐためご家庭で食べたことがある食材を中心に給食を提供させて頂きます。安全のためにもお子様が現在 食べられるもの・食べられないものを、園の方でしっかり把握しておきたいと考えております。
つきましては、別紙の「食事調査票」への回答をお願いします。
提出後、新たに食べられるものが増えた場合は　口頭や連絡ノートでも構いませんので保育士や職員までお知らせください。
ご家庭と園で連携して、円滑に離乳食を進めていきたいと考えております。ご協力をお願いいたします。

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以上です。いかがでしょうか…ご意見いただければと思います。よろしくお願いします。

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※追記です
出社したら机の上に添削されすぎて書き直しになった書類が置かれていました～(笑)
今回は勉強になったと思って、次からは頑張りたいです。
同じような方がいたら参考になるかと思うので、文章を載せておきます。

●●様
「食事調査票」ご記入のお願い

　来月から給食を提供させて頂くにあたり、現在の家庭での離乳食の進み方などが知りたく、食事調査票のご記入をお願い致します。
　食事調査票は、アレルギー等の事故を未然に防ぐ目的もありますので、詳しくご記入いただければと思います。
　給食は、「家庭における食事の状況調査」をもとにご家庭ですでに食べたことがある食材を中心に献立を立ててまいりますので、今後食べられる食材が増えた際には連絡ノート等でお知らせください。
　安心で安全でそして美味しい給食の提供を心がけてまいりますので、ご協力の程お願い申し上げます。


解決いたしましたので回答は締め切らせて頂きます。
回答して頂いた方々、ご親切に文章を考えてくださった方、本当にありがとうございました！