栄養管理計画書について

はじめまして。
９月から病院の管理栄養士として働き始め、
これはおかしいのではないか、という点が出てきました。

当院では、栄養管理計画書が全て退院後に事務から
栄養科に届く仕組みになっており、
食事せんの内容をソフトに打ち込んだものを見ながら記入しています。
結局カルテに閉じるのは退院から数週間から１ヵ月後になってしまい、
入院患者のカルテが入れられているボックスからカルテを探し出し
自分でとじなくてはなりません。

もちろん栄養管理はしているつもりですが、
これでは栄養管理計画書自体には意味がないし、
カルテは順不同でボックスに入っているため、
とじるという単純作業に対しとても時間がかかります。
さらに、勤務時間内にはその作業をする時間がとれない＆
カルテが置いてある事務室がとても狭いため、事務に人がいる間は
作業ができないこともあり、必然的に
サービス残業になってしまいます。
こんなのっておかしいですよね。
この作業に時間を費やすなら、もっと患者さんのことを深く考えた献立作成
に時間を使いたいです。

この仕組みを変えたいという気持ちはあるのですが、
どうしたらいいのか分かりません。
ただの愚痴になってしまってすみません。

他の病院では、ちゃんと入院時に計画書が来るのでしょうか。
栄養管理計画書がどのような流れで扱われているか
教えてもらえると助かります。