入退所の連絡と食事代

質問させて頂きます。

私は委託会社の栄養士として、現在約100床の特養の厨房で勤務をしております。

入所・退所、入院・欠食など日々あるなかで、連絡漏れや、後日「入院してた」「早く退所した」などの報告がきます。
その分は月末の食数チェックの際、数を引かれてしまいます。

食単価制であるため、一食一食が大切で
施設の栄養士様には、
なるべく早く連絡が欲しい、
その場合には請求させて頂きたい
という事をお伝えしているのですが、「私の施設は連絡できないメンバーが多くそれは難しい」とのことで、話しが進みません。


施設栄養士をされている皆さまに質問させて頂きたいのですが、

職員の方も日々忙しい中であるのは私も分かっているつもりなのですが、入院・退所などの連絡を厨房まで連絡をするということは、難しい事なのでしょうか…

今まで何店舗か見てきましたが、連絡や食数に関してはどこでもルールがあり、こう言ったことは無かったため困っています。
よろしくお願い致します。