栄養ケア計画書のサインについて

ひと枠失礼します。
計画書のサインについてです。
面会等で来所されるご家族には直接説明してサインをいただくので問題ないのですが

なかなか来所が難しい(遠方、あまり会いたくない、ご家族自体が病気をしている等)ご家族が数人いて
そういったご家族には電話にて先に説明をして、その後郵送で請求書と一緒に送付して送り返してもらっています。

しかし請求書と一緒の郵送であると
例えば4月～開始の計画書を郵送で3月中にサインをいただくとすると
2月下旬までにはつくらなければならず、2月前半から評価しはじめなければなりません。

すると4月の開始日までに変化があったり、ずれが生じてしまいます。

3月から3月中旬に作成し、来所できない利用者様には電話にて説明。
その後、4月にサインをいただく。が一番計画書にずれがなくてよいのですが
サイン4月でもよいのでしょうか？

監査員に説明を先にしたらサインはあとでもいいから。
と言われたことがあったので、これでもいいのかな？と
思うようになりました。

先輩方に上記でよいか、アドバイスをいただきたいです。