【至急】老健の食事箋について

老人保健施設で管理栄養士をしています。
食事箋について質問させていただきます。

私の在籍する老健の食事箋は、
食事の指示をナース等が書き( 1原本 )
それを２枚コピーし、( 2コピー、3コピー)
123全てに医師の印鑑を押しています。

1は利用者個々のファイルにとじ、
2は栄養科に持ってきてくれ、3は相談員が保管しています。

栄養科がコピーでいいのか、コピーして色んな部署で保管しているのが疑問です。

療養食加算をとっているため、医師のサインが必要ということで食事箋ね書き方、保管方法について聞かれました。
皆様の施設ではどのようなやり方か教えていただきたいです。
お願いします！