実施献立表について

おはようございます。特養で働いているあかしと申します。初歩的なことなのですが、実施献立表について質問します。よろしくお願いします。

現在の献立表を出す手順なのですが、

予定献立表を立てて施設長に決裁をもらう
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予定献立表を基に発注をかけ、厨房用の調理表を出す
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予定通りに実施できなかった場合はその部分のみ献立を変更し、訂正したものを出し直し、施設長に決裁をもらう、

というようにしています。献立は予定献立表と、変更部分の献立の2つしかなく、実施献立表というものを出したことがありません。

この変更を訂正した後の献立が実施献立だと思っていたら、保健所の方に実施献立はないのですねと言われました。それでも特に書類の問題はなかったのですが、正式な実施献立表とはどんなものなのでしょうか？