保健指導アポイントの取り方

いつもお世話になっております。

2月から有難いことに特定保健指導の相談員として働かせていただいています。
慣れないことも多く大変でしたが、なんとかお仕事にも慣れてきて楽しさも感じれるようになってきました。

しかし、今月に入り初めてトラブルがありました。
初回面談をさせていただく為のアポイントのお電話をさせて頂いたのですが、参加者様を怒らせしまいました。
理由はお忙しい時間にお電話してしまった事、お忙しい参加者様でしたので手短にする為保健指導について一方的に説明しアポを取ろうとしてしまったことだと思います。

結局「忙しいから無理」荒い口調でおっしゃり、アポも取れずにお電話を切ることになりました。
初めての大きな失敗でとても落ち込んでしまい、今後アポイントの電話が怖くなってしまいました。

特定保健指導をされている栄養士さんはアポを取る際気をつけていることやポイントなどはありますか？
ぜひ今後の参考にさせていただけないでしょうか。よろしくお願い致します。