付き添い食について

私は委託会社の栄養士です。病院にて働いております。
年に何度か付添食のミス(主に配膳忘れ)で施設さんから怒られ毎回改善策を考えてミスの無いように工夫してるつもりです。ですが、毎度起こってしまうのです。そして、看護師さんのミスだとしても私たち委託栄養士のミスとして扱われてしまいます。
付添食の提供を他の施設の方はどのように行っているのか教えてください！！次こそ改善策のネタがもうないのです。。。

※今現状行ってる事を書いてませんでした。すみません。
付き添い食開始は病棟より助手さんが手渡しで食事戔持ってきたり看護師さんより電話連絡後催促したら食事戔持ってきたり。この辺は病棟があやふやなのと施設栄養士の科長さんの意見が気分で変わるので決まりを作ることは委託栄養士には出来ません。
その食事戔を見て配膳のタイミングで毎回食札を作ってます。食札の色も変えてます。厨房内の食数表の所と配膳車先頭にも何階に何名と記入し、配膳チェックの際食札・配膳車・食数表の三点を確認してます。
以前は食札を毎回作らず使い回しにしていたため食札が病棟から帰ってこないため出すのを忘れるということがありその改善策とし今の形になりました。
長々とすみません。よろしくお願いいたします。