給食会議で取り上げるべき議題とは？

毎日お仕事お疲れ様です。

４月から新卒で特養の管理栄養士として働き始めました。
給食会議で進行を務めることになったのですが、
給食会議で上げるべき議題を毎回悩みます。


会議であるから、やっぱり参加者みんなで話合って決めるようなことを議題にするのか。
それとも、既に解決した答えをその場で報告するような形でいいのか。


それに、進行しながら、議事録とって、皆さんの意見をまとめて…って同時にしていると毎回頭が混乱してしまいます。
後でメモを見返してもぐちゃぐちゃにを書きこんで、自分でも「これって何がどうなったんだっけ…」と思ってしまうことが多々あります。


会議での要点のまとめ方のコツなど、あれば聞かせてください。