厨房でもっと気の利いた対応をするためには

こんにちは、今年の4月に大学を卒業し、委託会社に入り病院の厨房に勤務させていただいている者です。

新卒で配属され9ヶ月が過ぎ、まだまだ怒られることもありますが、それなりに仕事も覚えてきて自分なりに少しずつ進歩を感じながら仕事をさせていただいています。

普段、午前中は献立、発注、原価管理などの事務をやらせてもらっており、15時から調理の補助をしているのですが、
今の配属先は人手が十分とは言えず、献立の内容によっては、午前中、調理を終えるまでの時間がギリギリになり厨房がバタバタする時があります。
時間がギリギリになれば、流石にヤバイなと感じて事務を切り上げ厨房に入ることはあるのですが、上司には「もっと早い段階から、忙しそうだと気がついて出てこられるようになればいいね」と言われました。

要領が良い方ではないため、とっさに判断してパッと動くことが出来ないのと、今日はいつも通りなのか、いつもより調理が遅れているのか、その見極めがまだ上手くできず、もっと気を利かせて動きたいのですが、思うようにいきません。

どのようにしたら、もっと気を利かせて動くことができるようになるでしょうか、アドバイスをいただければ嬉しいです。