ミーティングの活かし方

お疲れ様です。
こちらで質問させて頂くのは３回目です。
先輩方の意見をお聞かせ願います。

私の施設は献立作成、発注は病院栄養士、下処理は病院調理師、調理は委託給食会社です。

病院のような１日3食提供している施設で、１日に一回の栄養管理室ミーティングではどのような報告・連絡がされていますか？
その後の改善は速やかにされていますか？
また、調理員の方はどの程度参加されていますか？(厨房の責任者、補佐のみなど)

ミーティングの際には調理中に気づいたこと、検食後の意見交換がされると思うのですが私の施設ではそのような意見交換が少ないです。
あったとしても速やかに改善できません。

新卒で施設に入って一ヶ月でわかったことなのですが、委託の方が何回も検食簿に同じ意見を書いているのに改善されていない点がいくつかあります。(人参の量が多すぎる、味付けが被っているなど)

献立を変更すれば栄養価や作業工程、価格などが変わるので一つ変更するにしても大変なのはわかるのですが、これくらいすぐ変更できるだろうと思うような部分もあります。

大学で学んだPDCAサイクルとは、かけ離れている気がします。
ミーティングの形式としては、「報告、連絡があればどうぞ」というものなので、ミーティングの運営方法にも問題があると思います。

発注量の過不足、下処理でのロス率、食数の変動、盛り付け後の残量などの報告をミーティング時に義務化すればお互いの仕事が見えてくるので、改善しやすいのではないかと思います。

上司に直接相談すればいい話なのですが、ルーチンワークもまだ覚えきれていない、全体が把握しきれていない新人が言うことではないと思って様子を見ている状況です。

皆様の施設ではどのようなミーティングがされて、改善に繋げているのか教えて下さい。