発注変更について

現在、発注業務を教えて頂いてるのですが、その方法が、翌日のものの発注変更と3日先のものの発注をかけています。
なので、1つの献立に2度発注の連絡をかけることになり、手間がかかっているように思えます
在庫は、生のフルーツのようなものは取っておかないよう調整し、芋などは多目にとっておくようにしています

皆さんは、どのような方法で発注と変更をかけているのか、より効率的なもののアドバイスをいただけますか？