発注業務について

初めまして、べーぐると申します。
先輩の栄養士の方が退職されるため、現在引き継ぎをしています。しかし引き継ぎ期間が短く必死にメモを取って覚えているところです。
今は主に発注業務を引き継ぎながら行っているところですが、慣れないためとても時間がかかってしまいます。また冷凍庫は足の踏み場がない状態であり、在庫がどのくらいあるのか探すだけでも時間がかかり発注が追いつけるのか心配です。
発注業務を効率よく行う方法と在庫が分かりやすく管理できる方法を教えていただきたいです。
よろしくお願いします。