紙ベースの食事箋の保存方法について

Q＆Aを検索してみましたが、探しきれなかったため、質問させていただきます。
重複している質問があったら申し訳ありません。

現在、長期療養型の精神科に勤務しております。
前任者から
「監査で食事箋は個々人にファイルをするように指摘があった」
と引継ぎがあったので、クリアリフィルに入れて、ファイルしているのですが、在院日数が長く、食事変更の多い患者様の食事箋があふれかえってしまっています。
保存場所も限られているため、整理整頓をしたいのですが、400床で栄養士が一人なので、なかなか難しく。
現在、入院されてから今までの食事箋があります。
退院した場合は、まとめて綴じて5年間保存をしてから破棄しています。

紙ベースで食事箋を保管している病院・施設の栄養士様の知恵をいただきたいです。
また、食事箋はどのくらいの期間を保管しているかも教えていただきたいです。

宜しくお願い致します。