クックチルのお食事について

いつもお世話になっております。

新卒二年目で老健で栄養士をしております。
うちの施設は完全委託で、セントラルキッチンで作ったものを当苑に運んでいただき再加熱して提供しております。
現在の委託さんとは１年ちょっと一緒に働かせていただいております。
今までは特になにも言われなかったのですがいきなり食形態の変更や新規利用者については６日以上前に食事箋をもらわないと対応できないかもしれないと言われました。発注の期限が６日前だそうです。対応するなら料金の割増をしなさいとのことでした。私も入所の日が決まればすぐに食事箋を作っているのですが病院の都合や緊急の入所などがあり６日前に食事箋を作ることができないことが多い状況です。上司に相談したのですがこれ以上の料金は払えないとのことでした。
皆様の施設ではどういうように対応されておりますか？
ご教授いただけるとありがたいです。
よろしくお願いいたします。