厨房での食数把握

皆さんお疲れ様です。
委託栄養士をしています。
２ヶ月前に老健に異動になりました。
そこは系列の病院と施設が繋がっており、ひとつの厨房で老健70人病院30人昼のみデイサービス50人くらいの食事を提供しています。

食事形態は
副食が常食、あら刻み、ソフト、ミキサーで、主食は、ごはん、軟飯、全粥です。

毎食、常食が何人あら刻みが何人いるなど、現場で確認できるような食数表が厨房にはありません。
老健が何人、病院が何人と書いてあるホワイトボードがあり、変更があればその数字を直して、食札とトレーを抜き差しして食数を合わせています。
調理や盛り付けをする時にだいたいの人数で盛ったり、事前に数を数えてから盛り付けをしているのです。
最後のトレーチェックで全部ついてるの確認して配膳車を運ぶ流れになっています。

常食が何人で糖尿病が何人など、数を把握してから、盛り付けたほうが早いと思うのですが、
入退院が多く、表を作っても間違えてしまうため、表がなくなり、トレーを見てつけるようになったそうです。

このような形でやっている現場あるのか教えてほしいです。
また老健と病院と分かれているが同じ厨房で食事提供している場合どのような形にしたほうがわかりやすいのかアドバイス頂きたいです。

初めて病院での食事提供を体験していて、分からないことも多く、初歩的な質問で申し訳ありません。よろしくお願いします。