発注業務と在庫の落とし方

初めまして。皆さんの知恵を借りたくてアドバイスお願いします。
病院で発注してますが、発注業務に専念できず午前は現場で午後も2時間ぐらい発注出来れば良い感じの勤務体制です。食数も1ヶ月前に数入れして2週間前に注文してる。
業者も冷凍業者2社、肉や2社、八百屋、牛乳、豆腐、調味料、卵、米屋、魚や2社と分かれているので
在庫を落とす時業者を探して、在庫使用と不足分と記入して、袋に使用分をわけて、業者ごとファクスします。
在庫になってる魚や肉など同じ物を使う日を探すのに時間がかかります。（発注書から探すので）
在庫の表も記入していますが、在庫の物と一致しないことが多いので（使用しても消すか、記入してくれないので）
パソコンで発注書は出しますので、時間ある時は、在庫を確認しながら発注します。（ほとんど、発注して後で在庫落とす方が多いかな）
食数も1日で10人ぐらい変動あるし、少ない時は1食20食残るし、やわらか食も変動あって、なかなか難しいです。アレルギーや嗜好もあるから少しは在庫を置いてますが、冷凍庫の事情もあり週末は、パンパンです。100食ぐらいですが、作る食種が沢山分かれているので色々な在庫が溜まります。
皆さんは、どのように在庫を落とされてますか？
一度に在庫を見ると、1日がかりになります。
在庫見ながら現場の事をするので中断、再開、中断、再開で困るので、短時間で終わらせたいのです。

良い在庫の方法や、在庫の落とし方があれば教えて下さい。