クックサーブでの、出来上がりから喫食時間の制限について

特別養護老人ホームで管理栄養士をしています。給食は直営のクックサーブで提供。温冷配膳車ではないため、調理後保温庫と冷蔵庫保管です。昼食が11時前後に出来上がり、保温庫と冷蔵庫保管し、配膳車に配膳し、利用者様に提供できるのが12時ごろとなります。たまに、受診から帰られず、提供したまま帰ってこられるまで冷蔵庫に保管し、チンして提供していました。受診の連絡があれば、保温庫、冷蔵庫保管し、帰ってこられたら提供できるのですが、介護、看護から厨房に連絡がないことが多く、ルールが必要かとなりました。
大量調理マニュアルでは、「調理終了後30分以上を要する場合は、保温食缶または10℃以下で保存」とあります。保管温度の管理ができていれば、何時まで保管し提供可能なのか、エビデンスや、施設での決まりの基礎になる文献があるといいのですが、上手く見つけられません。
良いアドバイスをお願いします。