栄養ケア計画書を作る際に他職種と話し合って作りましたという証拠

はじめまして
特養の管理栄養士として半年前から勤務しています。前職は委託給食会社での勤務の為、まだまだ分からない事が多いです。
施設としても、オープンして間もなく、前任の管理栄養士さんが人間関係で退職してしまい、パソコンに入っていた帳票等の全ての書類を削除してから退職されているので、1から帳票を作成している所です。

そこで栄養ケア計画書についての質問なのですが、
栄養ケア計画書を作成する際に、「他職種と話し合って作成しました」という証拠となる何かがあればよいと見たのですが、具体的にどんなものを用意すればよいのかがわかりません。
3か月に1度、他職種と会議を行うのでしょうか。また、集まれない場合はどのようなものを用意されているのか、ぜひ教えて頂ければと思います。宜しくお願い致します。