納品書をＰＣに打ち込んでいますか？

いつも、皆様の質問・回答を参考にさせていただいています。
ありがとうございます。

さっそくなのですが、
今回、すこし疑問に感じる業務があり、皆様の施設ではどうなさっているのか教えていただきたいです。

＊長文です。すみません＊

私は納品書をＰＣのエクセルに打ち込んでいます。
業者ごとにシートを作成し、納品日・商品名・量・単価・価格を打ち込んでいます。（例）大根　5ｋｇ　100円/ｋｇ　500円
納品されたものすべてなので、仕事量が多いです。
なぜ、納品書を保管しておくのに商品ごとに数量をＰＣへ打ち込まないといけないのかわっていません。
ですので、その打ち込んだものを上手く活用できていないです。
よく価格や合計を間違える業者がいるので、その業者に対しては価格や納品数量の確認をするのに意味があるのかなとは思います。


最終的に業者ごとの1か月の合計金額と請求書を照らしあわれています。
それなら、商品名まで打ち込まずに納品書の合計金額のみ記入したらいいのでは？と思ってしまいます。

これはしなければいけないと思って、頑張って打ち込んでいました。
しかし、ほかの施設を見学させてもらった際、管理栄養士さんに質問をしたところ、『そんなことはしていないし、なぜしてるの？』と言われてから違和感を感じています。

この作業が必要なものであればもっと活用して意味のあるものにしたいですし、必要ないのであれば省略していきたいと思っています。

みなさんの給食費や納品書・請求書の管理はどうされていますか？

どのような流れの仕事をされているのか、教えていただけたらうれしいです。また、打ち込んだものの活用方法・意味がわかる方おしえていただけないでしょうか。

よろしくお願いします。