下膳時間を過ぎたのに下膳できないと言われました。

こんにちは。今日の出来事でもやもやしたことがあり、皆さんのご意見を聞かせてほしいです。

当院では昼食を12時に配膳し13時までには下膳してもらうようになっています。13時になっても下膳されない場合は病棟へ連絡して下膳してもらっています。今日も13時を回ったのでいつものように下膳をお願いする電話をしたところ、「今日は昼食が遅れたのでまだ時間がかかる。下ろせない。」と言われました。厨房の遅れではなく病棟の業務上遅れたのだと思いますが、長年勤めている調理の方はこんなこと初めてだとおっしゃっていました。下膳に人が足りないのなら、と調理員が取りに行ってくださったのですが看護師さん達はナースステーションで雑談していたそうです。そして声をかけると「え、もう13時？」「はあ〜」などと言われたそうです。こちらも食器を片付けてからでないと休憩に入れないのでとても困りました。
今回が初めてだったので大事にしたいわけではないのですが、お互い気持ちよく仕事していくにはどうしたらよいでしょうか？皆さんの職場で何か工夫されていることなどあれば教えていただきたいです。