委託会社との連絡調整について

現在、特養の栄養士をしています。

委託会社との連絡調整の行い方でです。

現在は食事形態や内容の変更がある場合や、ショートステイでの入退所がある場合は食事伝票を1枚1枚書いて厨房へお願いしています。
ですが、厨房も忙しいのでその時伝えた人はわかっていますが、その人が厨房側にある連絡ノートにかかない限りは他の人に伝わりません。当たり前ですが。。

厨房側で書く連絡ノートがあるにはあるようなのですが、実際あまり機能していないらしく、連絡事項がきちんと伝わっていないような気がします。
例えば、この人って、昨日からこの形態に変わったんですか？など聞かれることが多いです。
食事伝票出しているのにな、、と思いますが、よろしくお願いしますともう一度説明し直します。

伝票もペラペラの紙なので、どこかに置くとそのままだとかどこかへやってしまうとかが多いようです。。

そんなことが多いため、連絡事項は今後私がノートに書いて厨房への入り口付近に置いて、厨房の方へは口頭でも伝えますが、そこに書いてあるのを各自で見ていただこうかなどと考えていますが、どうでしょうか？

何かいい案があったり、皆さんの施設ではどのようにうまく連絡を取り合っていますか？