対応の違いに困ってます

病院で勤務してるchokoです。
何度かここの掲示板でお世話になっています

今回相談したいのは委託会社の対応についてです。
うちは委託が入っているのですが・・
どこもそうだと思いますが食事の締め切り時間というのがあると思うのですが・・
今日、上司が話してきたのですが、昨日、職員から食事を申し込むことを頼まれていたことを忘れていた職員がいて、もう電話が来たときは締め切り時間が過ぎていたので断るとすごく怒ったので、上司が「委託のほうに直接電話してみてください」といったら委託はすんなりＯＫをだしたそうです。こちらから「時間が過ぎているけど出すことは無理ですよね？｣と電話すると必ず「もうだめです」と1分でも過ぎると断られるのに、職員から[直接]電話がくると、5～10分過ぎててもいいですとＯＫを出すみたいです。こんなに対応が違うと困るのですが・・
前は委託に直接電話したときはいいっていったのになんで今日はだめなのよ！となりそうです・・
委託とは何度かこの締め切り時間以降は受けないと話し合ったのですが、また最近ずるずるいい加減になってきています。

こういうことは他の施設でもありますか？
あと、食事の申し込み表など（食数確認のための）書類もいい加減になってきています。何かあっても、調理師と栄養士で責任転嫁ばかりしているようです