デイサービスの食札管理について

デイサービスの食札管理方法について検討しています。

現在は、デイサービスの職員が当日の9時30分までにその日利用される
方の食札を厨房に届けてもらうことになってました。
ですが、デイの職員から利用者も増えてきたので、管理するのができない。
そのため、厨房で行ってほしいと言われました。

最初は厨房で行っていたのですが、あまりにも予定と当日の利用者が違い
すぎるし、出欠の変更の連絡も遅いこともあり、デイサービスの職員が行
っていました。

皆様のところでは、どのような流れで食札管理をされていますか？

私が考えてる流れは
１、前日に利用者の予定表をもらう。
２、前日の予定表と異なっていたら伝票を出してもらう。

という流れにしようと思っています。
アドバイスお願いします。