委託会社を変更する際に確認することについて

病院に勤務している管理栄養士です。

私は今まで委託会社を変更する際の現場サイドでの詰め等を行った経験がなく、同僚もいないため実務にあたるまでの大まかな流れやこれだけは確認すべき等注意する事があれば教えていただきたいです。
ちなみに委託先は既に決まっていることを昨日事務長に呼び出された際に初めて聞かされました。また、事務長は事前に栄養科への現在の業務内容を確認せずに委託会社の上層部？と既に見積書を作成し完成している状況なのですがそういったことは普通にあることなのでしょうか？そういった場合現場サイドはその見積書に沿って細かい仕事内容を詰めていくということですか？
なんだか訳がわからず頭がごちゃごちゃしてしまっています。。無知で申し訳ないのですがどなたかお知恵をいただけるとありがたいです。。