肉、魚の発注について

はじめまして。
病院栄養士2年目のおみそと申します。
現在肉類と魚類の発注をしています。

私の病院は人数の変動が多く、予定では160人とあっても、実際には145人くらいしかいないことも多々あります。1/2量の方も多いため、それを考慮するとさらに10人分くらいは減ります。

そのため、肉や魚を予定人数の150切れで頼むと大幅に余り食材が無駄になってしまうと思い、ちょうどよく足りるように130切れほどで頼むことが数回ありました。

それを見た上司に、それは横領と同じことだからちゃんと予定人数通りの数を頼みなさいと注意を受けました。

その場ではわかったつもりでしたが、購入した分だけお金も払っているにも関わらず、なぜ横領になるかがわかりませんでした。

どうかご回答お願い致します。
無知な質問ですみません、、、