委託職員家族のご不幸時の対応

委託の調理師さんの実父が亡くなりました。
施設から香典と供花を贈りました。

以前、別の調理師さんのご主人が亡くなったときには
委託の職員さんたちと一緒にまとめて香典を出したのですが
今回、チーフに確認したら
個人的にしたい人がして、それ以外は事業所の規約で供花代を払うとのこと。
委託会社変更時からずっと働いてくれている調理師さんだし
前回は一緒に香典を包んだので今回も･･･と思ったり
施設で出しているのに個人的に包むのはどうなのか？と思ったり。

一般的にどのような対応が良いのでしょうか？

私は施設側の栄養士です。